Enterprise-Dokumentenkollaboration & regulatorische Compliance
Ein Professional-Services-Unternehmen mit Standorten in Großbritannien und Europa benötigte eine sichere Kollaborationsplattform, um ein unübersichtliches Geflecht aus Netzlaufwerken, E-Mail-Anhängen und Consumer-Tools abzulösen, das Versionskonflikte und Compliance-Risiken verursachte.
Digizal entwickelte eine Plattform mit kollaborativer Echtzeitbearbeitung, strukturierter Versionshistorie, granularen Berechtigungen, automatisierten Freigabe-Workflows und lückenlosem Audit-Logging auf Microsoft Azure.
- Kompetenzfeld: Kollaboratives Dokumenten-Editing • Versionskontrolle • Workflow-Automatisierung • Azure Cloud
- Projektmodell: Enterprise-Modernisierungsprogramm
- Delivery-Modell: London (UK) & Europa • Standortübergreifendes Rollout • Microsoft Azure
- Projektstruktur: Phasenweises Rollout mit regulatorischen Compliance-Gates
Projektumfang
Der Schwerpunkt lag auf der Entwicklung echtzeitfähiger Kollaborationsfunktionen, automatisierten Prüf- und Freigabeprozessen, Active-Directory-Integration und der Durchsetzung von Aufbewahrungsrichtlinien.
Kollaborativer Echtzeit-Dokumenteneditor mit automatischer Konfliktbereinigung- Strukturierte Versionshistorie, Differenzansichten und Point-in-Time-Wiederherstellung
- Automatisierte Freigabe-Workflows, Routing und E-Signatur-Integrationen
- Enterprise-Volltextsuche über Dokumenteninhalte und Metadaten
- Active-Directory-Anbindung mit rollenbasierten und mandantenbezogenen Rechten
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (In-Transit & At-Rest) mit garantierter Datenresidenz in UK/EU
- Unveränderliches Audit-Log für jeden Lese-, Bearbeitungs-, Export- und Rechtevorgang
- Umfassende Schulungsunterlagen, Migrationsleitfäden und Administrations-Runbooks
Ergebnisse & Operative Wirkung
Versionskonflikte wurden innerhalb von 30 Tagen nach Einführung vollständig eliminiert. Der Vorbereitungsaufwand für regulatorische Audits sank um 65 %, während sich der Dokumentenfreigabezyklus von 6 Tagen auf unter 24 Stunden verkürzte.
Die Plattform wurde innerhalb von 8 Wochen von 280 Mitarbeitern an 4 Standorten produktiv übernommen und etablierte einheitliche Governance- und Sicherheitsstandards.
Wesentliche Ergebnisse: Wesentliche Ergebnisse: Versionskonflikte in 30 Tagen eliminiert, Audit-Vorbereitungszeit um 65 % gesenkt, Freigabezyklen von 6 Tagen auf unter 24 Stunden reduziert und 280 aktive Nutzer an 4 Standorten.
